100台以上のファイルサーバーをBoxに完全移行！スムーズに情報共有・意思決定できる環境を構築

従業員約1,000名の株式会社エイト日本技術開発は、「価値ある環境を未来に」をブランドメッセージとして、地球環境や国土の保全、地域のインフラ整備に技術を提供する建設コンサルタント会社。E･J ホールディングス株式会社の傘下として、「環境」「行政支援」「防災・保全」の3つのコア・コンピタンスを軸に、自然災害・リスク軽減分野、インフラメンテナンス分野、デジタルインフラソリューション分野、環境・エネルギー分野、都市・地域再生分野、公共マネジメント分野を重点事業として展開しています。

エイト日本技術開発（以下、EJEC）では、営業と生産のプロセスにおいて情報共有のためのシステムを複数持ち、重要なファイルは支社ごとに設置したファイルサーバーで分散管理していました。しかし、社内の情報が人や部署に依存して管理されていたため情報共有が人づてで行われることが多く、業務を通して得た知見やノウハウが資産化されずに再利用できないでいました。そこで、業務システムをクラウドベースに一新。デジタル資産を一元管理するためにBoxを導入し、Salesforceと連携させて活用し始めました。

EJECでは、建設コンサルタントとしての未来像を定義する「EJEC長期ビジョン2030」を2021年7月に公表し、「価値ある環境と持続可能な社会の未来を切り拓く次世代創造企業」を目指して歩みを進めています。その第一ステップに位置付けられる2024年までの第5次中期経営計画では、未来への架け橋を創るための基盤整備・強化をミッションに掲げ、DXを強力に推し進めながら、人と組織、そして業務プロセスの改革を行っています。

このような抜本的な改革を行う背景には、建設コンサルタント業界が今日直面するいくつかの大きな課題があります。自然災害に向けた国土強靭化や施設老朽化への対応、脱炭素社会への変革といった社会インフラ課題が多いことから安定的な市場である反面、労働力不足やデジタル化の遅れ、サイバーリスク増大による情報漏洩対策などが業界全体で大きな課題となっています。

「ひと昔前の建設コンサルタント業界は、基幹システムを自社でフルスクラッチ開発するなど、デジタル化は進んでいたように思います。しかし、だからこそ逆にSaaSへの転換がなかなか図れないというジレンマを抱えてきました。政府機関を含めた国際市場と日本市場のデジタル化には乖離がありますが、特に私たちの業界はその流れに取り残されつつあり、デジタルのトレンドにいち早くキャッチアップする必要があります」（総合企画本部 DX推進室室長 藤田亮一氏）

こうした状況の中で同社が特に問題視していたのが、システム上のデータをビジネス上の有意な情報に転換するために多大な努力を強いられていたことによる、間接費の高止まりでした。具体的には、「手作業、多重入力、紙の使用、人づての情報共有」や「再生産や展開が困難な標準化されないExcelやメールへの依存」「部門や担当に細分化された業務が分断され共有できていない」ことが常習化していたのです。

そこで同社は「次世代創造企業への変革は、無駄を廃したバリューチェーンを軸に、企業経営のリスクに対応した一気通貫の新システムの導入が不可欠」と判断。リアルタイム経営や全体システムと統合された人財管理、標準工程に基づく人材育成、スキルの在庫管理に基づく応札判断などを目的として、従来のオンプレミス環境からクラウドへの全面的な移行を決断し、2022年8月から業務システムの大幅な刷新に着手したのです。

EJECの新しい業務システムでは、営業部門と技術部門の協業を促進し、案件創出からサービス提供までのバリューチェーンを一元管理する営業プラットフォームとしての「Salesforce」、社内の構造化データを集約することで透明性を確保し、リアルタイムに原価・収益をとらえる管理会計を行うリアルタイムERPとしての「SAP」が中心に据えられています。

また、新システムでもう1つ肝となっているのが、ファイルの保管庫として導入した「Box」です。社内で扱う構造化データ以外のすべてのデータをBoxで一元管理することで、個人の経験の中に埋没しがちだった知識や技術のデジタル資産化による再利用の促進を目指したのです。

「社内の情報の多くが人や部署に依存して管理されていたため、必要な情報の収集や状況の把握に時間がかかっていたことが問題でした。知りたいことがある場合、"誰だっけ？"と人づての情報収集が当たり前のように行われていました。我々の業界では見積りを出してから事業化されるのに2~3年かかることも普通にありますが、誰が提案書を出したのか、誰が見積りを作ったのかがすぐに把握できないのです。つまり情報コミュニケーションの分断による、コミュニケーションコストの増大が起きていました」

また、Boxを導入したもう1つの背景には、社内ストレージとして支社ごとに設置され、社内データが分散し蓄積されていたオンプレミスのファイルサーバー（大型のNAS 44台、小型のNAS 95台）の課題がありました。総データ量1050TBのうち常時利用するデータ量は370TBあり、この数年で3D CADやGISなどのファイルサイズの大きいアプリケーションの使用頻度が増加したことでデータ量が急増していました。

「他拠点のファイルへのアクセスが遅いこと、ローカルにファイルをコピーして作業することでバージョン管理ができなくなりファイルの受け渡しミスが生じること、拠点ごとにフォルダ構成が異なるため必要なファイルを探しにくいこと、社外からのアクセスが難しいこと、サーバーの保守にかかる情報システム室の負担が大きく、保守費用や電気代がかかること、サーバー増設のためのスペース確保が難しいことなどの課題がありました」

こうしたさまざまな課題を解決するためにBoxへ移行したことで、現在は社内のすべての情報を一元管理して、アクセス権の管理をしっかりと行ったうえで、必要な人が必要なものに簡単にアクセスして情報収集や状況把握を行える環境を構築することに成功しています。

「Boxは検索機能が大変便利です。ファイルサーバーでの検索より遥かに高速で、かつアクセス権がある全社のファイルを横断検索することも、特定のフォルダ配下に絞って検索することもできます。また、きめ細かなアクセス制御が行えることもメリットの1つです。新システムへの移行フェーズの中でBoxは最後のほうに導入したのですが、一番早く効果を発揮しました」

また、同社ではBoxを単なるファイル置き場として利用するだけではなく、Salesforceと連携させることで、業務の知見を資産化したり、過去の資産を有効活用したり、資産の商品化や新ビジネス創出につなげたりするためにも活用しています。具体的には、Salesforceを利用して案件ごとに受注前から受注後まで活動フェーズを切って管理し、「Box for Salesforce」を利用してSalesforce内でBoxを開けるようにしています。営業社員が新しい案件を登録すると、決められたフォルダ群（「営業資料」「見積書」「質問書」「入札書」といったフォルダ）が自動作成され、効率的な文書管理が行えるようになっています。

「このフォルダ構成はすべての案件で共通になるよう設定してあるので、誰が見てもファイルを探しやすく、従来のファイルサーバーと違って社外からもスピーディにアクセスできます。また、従来は"すべて可またはすべて不可"とするしかなかったアクセス権の設定を案件に応じて柔軟にコントロールできるようになったのも大きなメリットです。業務遂行にあたって守秘義務がありますので、プロジェクトの関係者以外が閲覧できないように細かく権限を設定しています」

さまざまな製品が市場に存在する中でBoxを選定した理由としては、「ネットワーク上からの隠蔽」「ストレージの冗長構成」「ECM 1リスク警告設定」「共有リンクの永続性」「多言語・多通貨対応」「大容量ファイルへの対応」「ニアラインストレージ」などさまざまな観点から比較検討を行った結果、Boxが非常に優秀であり、中でも「データ移行の容易さ」の面で一歩抜きん出ていたことが大きな決め手となったと言います。

「1050TBをネットワーク転送すれば10カ月から12カ月以上かかると見られることから、データ移行のスピードは重要であり、適切なコピー手段が用意されている必要があります。また、多くのユーザーが大量のファイルを随時更新するため、従量課金やCPU課金では費用がかさむことが懸念されたので、ID課金かつ容量無制限であることも重要でした」

実際のBoxへの移行作業は、ファイルサーバーのデータ量の把握や移行計画の立案を2023年4月から開始し、2023年5月にBoxを正式導入。そして2023年7月にフォルダ構成や権限等の設定を行い、翌月に大型のNASデータ（630TB）の移行を開始して2カ月ほどで完了。そして2024年4月から小型のNASのデータ（420TB）を移行し、2024年6月にはすべてのデータ移行を終えました。

移行作業には細かな点で苦労したこともあったそうですが、大容量データを当初想定していたよりも短期間に移行できたことは大きなメリットだったと語ります。在宅勤務の増加に対応して増強していた回線をデータ転送に利用できたこと、いくつかの移行ツールを事前に試して良いものを選定できたこと、1名をほぼ専属で移行作業に充てて回線速度やサーバーの状況に応じて細かく設定をチューニングでき、エラーにも速やかに対応できたことがその要因です。

「デスクトップアプリケーションのBox Driveも非常に役立ちました。Box Driveのデフォルトの場所を設定して各ユーザーのPCのレジストリに書き込み、共通のパスで場所を共有できるようにしたことで、ブラウザで操作することに馴染まないユーザーでもWindowsのエクスプローラーと同様な操作ができ、移行しやすかったです」

Boxを導入してから間もないため本格的な活用はこれからとなりますが、今後も情報をBoxに集約していくことで、全社でスムーズに情報共有しながら素早く意思決定できる基盤を整え、当初からの目標である「アウトプットの資産化と再利用」をさらに進めていきたいとします。

「Boxを導入したことで改めてわかりましたが、社内にはたくさんの業務の知見やノウハウが溜まっていたのです。若い従業員の中には人づてで聞くよりも検索して探したい！という人も多いですから、社内の知見やノウハウをほかの技術者や案件へ移転可能なものとして再利用可能な状態でBoxに記録していきたいと思います。これまでも頑張ればできたのかもしれませんが、Boxを導入したことで簡単に実現できるようになったことが大きいです」

また今後は、社外のお客様や協力者、パートナーとの協業を促進していくためにBoxを共通プラットフォームとして活用することも見据えています。さらに「EJEC独自のLessons Learned」（特定の状況からより広い状況に抽象化するプロジェクト、プログラム、または政策の評価経験に基づく一般化）を実施して、特定の案件が終了したあとにSalesforceの中で業務の振り返りを行い、業務を通じて得られた知見を雛形としてBoxに資産化すると同時に、主に若手技術者の活躍を記録に残して積極的にステップアップの機会を与えていきたいと言います。