Box Enterprise Advancedとは

Boxなら、セキュアでインテリジェントな単一のプラットフォーム上で、ワークフローをシームレスに連携できます。単純なタスクから高度なプロセスまで、業務プロセスをエンドツーエンドで自動化することで、日常業務から手作業をなくし、業務を効率化できます。
インテリジェントコンテンツワークフローで、セキュリティリスクを最小限に抑えながら、ビジネス価値を最大化することができます。

ユースケース – 業務委託管理

業務委託管理の担当者の1日は、「業務委託管理」アプリにアクセスすることから始まります。
「業務委託管理」アプリでは、メタデータに基づいて NDA および SOW のステータスを確認したり、リストでメタデータを一括更新したり、業務委託を新規契約するための NDA の締結処理を開始することができます。

Box Forms - オンラインフォームで業務プロセスを効率化

Box Formsなら、テキスト入力やラジオボタン、チェックボックス、ドロップダウンなどのさまざまなフォームフィールドをドラッグアンドドロップで配置して、Web フォーム、モバイルフォームを簡単に作成できます。企業ブランドに合わせてカスタマイズしたり、条件付きロジックでユーザー回答に応じて入力項目を動的に変更することもできます。データタイプや必須フィールドをフォーム送信前にチェックするので、無効または不完全なデータの送信エラーを防げます。

フォームから送信されたデータをタイムリーかつ正確に処理することが、業務プロセスを効率化する上で重要です。一般的なフォームツールは、フォームに入力されたデータをExcelなどのスプレッドシードにエクスポートできるだけです。スタンドアローンのフォームツールからビジネスアプリケーションにデータを引き渡すには、別の連携ツールやカスタムコーディングが必要です。Box Formsなら、フォームデータをシームレスに処理できます。フォーム送信からビジネスプロセスを開始することで、手作業を減らし、正確なデータをタイムリーに処理できます。

Box Doc Genなら、正確なドキュメントを数秒で生成できるので、手入力が不要となり、文書作成時間が短縮され、誤記によるリスクを低減できます。
Box FormsやSalesforce、カスタムアプリなどのさまざまなデータソースからのデータを利用し、条件付き書式や表、画像、計算式などを動的に処理できるテンプレートに基づいて、ドキュメントを即座に生成できます。

また、Box Relayを使用すれば、自社のフォーマットに合わせたドキュメントを Box Doc Gen で即座に生成できます。複数のソースからデータをマージする必要がある処理をノーコードで自動化できます。データソースには、次のようなデータが含まれます。

• ・Box Forms の入力データ
• ・Box Relay ワークフロー変数（ワークフローを開始したユーザーの名前、トリガーのファイル名、ワークフローの実行日など）
• ・Box に保存されたドキュメントに付与されているメタデータ

Box Appsは、ノーコードアプリツールです。たえば、「契約書」アプリでは、メタデータに基づき、文書の種類や有効期限などで対象の契約書を一覧表示できます。複数の文書に対して、メタデータを一括で付与することもできます。Box AppsからBox Formsの入力フォームを表示して、文書生成や電子署名などの業務処理を開始することもできます。

Box AI Studioを利用すれば、企業独自のニーズに合わせてカスタマイズしたBox AIエージェントを作成できます。事前にプロンプトをカスタマイズし、AIモデルを選択しておくことで、RAGテクノロジーを利用して、ユースケースによりマッチした回答を得ることができます。

Box Extractは、最先端のAIモデル、高度なOCR機能、エージェント型抽出手法を組み合わせることで、AIを活用した信頼性の高いメタデータ抽出を実現します。

Box ExtractではメタデータのフィールドごとにAIプロンプトで指示を指定できます。Box AI抽出エージェントは、シンプルで高速なBox AI抽出エージェント（標準）または長文で複雑なドキュメントに対応できるBox AI抽出エージェント（強化）を選択できます。Box Extractが動作するフォルダを選択すれば、ファイルをアップロードするだけで、メタデータが自動抽出されます。