Box Automateのご紹介: AIを活用したワークフローオーケストレーション

毎日、多くの従業員が書類の山に埋もれながら仕事をしています。レビュー待ちの契約書、 承認待ちの請求書、 誰かが目を通さなければ先に進まないコンプライアンス関連書類。書類の量は膨大で、担当者は情報抽出、署名の催促、手作業によるファイル管理に何時間も費やしています。

課題は効率性の低下だけではありません。サイクルタイムの遅延、結果のばらつき、そしてビジネスの成長に合わせて拡張できない業務プロセスといった問題も発生します。書類の催促に費やす時間は、従業員が新しいアイデアや製品を市場に投入するために使うべき時間であり、収益機会の損失につながります。

Box Automateが、この状況を変えます。

コンテンツ主導の業務プロセスにおけるより複雑な手作業ステップを自動化できます。AIがワークフローに直接組み込まれており、重要な情報を抽出し、ドキュメントを理解し、タスクを自動的にルーティングすることで、次のステップを待つために作業が滞ることを防ぎます。

Boxのエンタープライズグレードのセキュリティを基盤としているので、最も機密性の高いコンテンツが作業の進行に合わせて保護されます。そして、AIによる意思決定をレビュー、検証する担当者が関与することで、人が常にコントロールを維持できます。

従業員は反復作業に費やす時間を減らし、よりインパクトのある業務に時間を費やすことができます。意思決定が迅速化され、結果の一貫性が向上し、作業の遅延につながるボトルネックに悩まされることなく、ビジネスの成長を加速させることができます。

業務プロセスの多様性に対応

多くのプラットフォームは、固定テンプレート、予測可能なフィールド、構造化データといった一貫性を前提として構築されています。しかし、実際のコンテンツはそうではありません。契約書はベンダーごとに異なり、請求書は数十種類もの書式で発行され、社内手続きは部署や地域によって変化します。

Box Automateは、こうした現実に対応するために設計されています。厳格な運用ルールに頼るのではなく、複数のAIエージェントを組み合わせて、メタデータ抽出、推論、タスク実行を行うことができます。以下の機能により、コンテンツをそのまま理解し、それに基づいてアクションを実行するワークフローを構築できます。

• Box Extract: 契約書、請求書、フォームから構造化データを取得する
• Box Agent: コンテンツを読み取り、解釈し、質問に回答して、ワークフロー内で意思決定を行えるようにする
• カスタムエージェント: 定義された指示とコンテキストに基づいて、特殊なユースケースに対応する

これらのAIエージェントを組み合わせることで、ワークフローが非構造化コンテンツを解釈し、多様な業務に対応し、人間の介入をほとんど必要とせずに作業を進めることができます。

作業を最初から最後まで自動化

多くの企業は、個々のステップを自動的に処理するだけで、業務プロセス全体を自動化しているわけではありません。Box Automateはワークフロー全体を接続することで、ステップ間で停止と再開を繰り返すことなく、業務プロセスを継続的に実行できます。ワークフロービルダーには以下の機能が含まれています。

• トリガー: ファイルアップロード、フォーム送信、メタデータ変更などの契機に、ワークフローが自動的に開始されます
• 処理結果: リアルタイムの状況に基づいてコンテンツのメタデータを更新し、タスクを割り当て、ルーティングを決定します
• Box機能との連携: Box Doc GenやBox SignなどのBoxネイティブ機能で、ワークフロー内でドキュメントを生成、変更、確定できます
• 外部システムとの連携: 外部システムやツールと連携してワークフローで実行できます

Box Automateを使用すれば、AI、人、システム間で作業をシームレスに連携できます。定型的なステップは自動的に処理して、判断が必要な箇所では人間が介入できます。

構築も拡張も簡単

自動化は、多くの場合、開始前に頓挫してしまいます。ほとんどのプラットフォームでは、ワークフローの構築に、高度な技術知識、長期の開発期間、そして小さな変更を加えるだけでもIT部門の継続的な関与が必要です。

Box Automateは、こうした障壁を取り除きます。実際の業務に従事する従業員が、以下の機能により、ノーコードで、ワークフローを自ら設計、展開、そして運用することができます。

• ドラッグ＆ドロップのワークフロービルダー: 直感的なインターフェースで、あらゆる従業員が業務プロセスを迅速に構築できます
• 条件付分岐と並列分岐: 多くの意思決定ポイントや結果を持つ複雑なプロセスを扱うことができます
• カスタムエージェント: カスタマイズしたAIエージェントを複数のワークフローで大規模に利用できます。LLMの変更を含むAIエージェントの更新は、一度保存すればすべてのワークフローに自動的に適用されます
• ヒューマンインザループ: AIによる意思決定を人がレビューおよび検証できます

業務担当者は、アイデアからワークフローを稼働させるまで数週間待つ必要はありません。わずか数分で実現できます。また、すべてがBox内で実行されるため、ワークフローはコンテンツにすでに適用されているセキュリティ、権限、コンプライアンスポリシーを自動的に継承します。

価値実現までの時間が短縮され、企業全体での導入が促進され、複雑さを増すことなく自動化を拡張できるのです。

あらゆる業界で確かな成果

Box Automateは、最もドキュメント集約型の業務を処理する方法をすでに変革しています。アルゴンヌ国立研究所では、科学論文とデータセットのワークフローを自動化した初期段階の成果として、論文入力時間を10分の1に短縮することができました。

現在、当研究所全体で、科学論文の出版やデータセットのワークフローを手作業で管理することに、研究者やサポートスタッフが多くの時間を費やしています。著者の管理上の負担を軽減するために、Box Automateの新機能を利用してこれらの業務プロセスを効率化し、メタデータ抽出にAIエージェントを使用することで、出版入力時間を10分の1に短縮できるという有望な結果が得られました。

アルゴンヌ国立研究所 図書館情報管理部門 ジェシー・ヘニング（Jesse Henning）

様々な業界で、同様にワークフローを自動化できます。

• 財務部門: 請求書データを抽出し、関連書類と照合して承認プロセスに回すことで、処理時間を数日から数分に短縮できます
• 人事部門: 従業員の書類を検証し、パーソナライズされたオンボーディング資料を自動生成できます
• 法務部門: 契約審査プロセスを自動化して、重要な条項を抽出し、契約書を承認プロセスに回すことができます
• 調達部門: ベンダーのオンボーディングとリスク評価のワークフローを効率化できます
• 融資業務: 申請書類を関連書類と照合して、不整合を検出できます
• 公共部門およびと研究機関: 政策立案、報告、コンプライアンスチェックのワークフローをより透明性を持って管理できます

いますぐ利用可能

Box Automateは、すべてのプランでご利用いただけます。Enterprise Advancedプランをご利用のお客様は、エージェント型ワークフロー自動化機能をご利用いただけます。従業員が業務の効率化よりもドキュメント管理に多くの時間を費やしているなら、Box Automateでワークフローの自動化を始めましょう。

Box Automateを活用する準備はできていますか？

• AI Content Workflowsユーザーグループに参加して、コミュニティと交流しましょう
• Box Automateの機能を確認しましょう
• 6/4、5に開催されるBoxWorks Tokyo、7/16に開催されるBoxWorks Osakaに参加しましょう

関連コンテンツ

• Box、Box Automateの提供を開始し、エージェントによるワークフローのオーケストレーションを実現
• Box Automateとは？

このブログは、Box, Inc. 公式ブログ（https://blog.box.com/）2026年4月28日付投稿の翻訳です。
著者: Scott Sugimoto, Staff Product Marketing Manager at Box
原文: https://blog.box.com/introducing-box-automate-ai-powered-workflow-orchestration