どの企業にも共通の課題があります。重要な情報が共有フォルダやローカルドライブ、さまざまなシステムに散在しており、必要なものを探し出すのに何時間も費やさなければならないことです。営業担当者は、最新のプレゼン資料を見つけることができません。新入社員は、無数のフォルダを漁って研修資料を探します。IT部門は、同じ質問を何度も受けます。ドキュメントが誰にも見つからない場所に埋もれているからです。
多くの企業にとって課題なのは、情報不足ではなく、「コンテンツの無秩序な拡散」です。欲しい情報を見つけるのは、まるで干し草の山から針を探すようなものです。情報の断片化は、生産性を低下させるだけでなく、軋轢を生み、手戻りを招き、コンテンツを作る人と利用する人の双方にストレスを感じさせます。
Box Hubsは、散在するファイルを一元管理し、整理して、検索可能なポータルにまとめる、コンテンツキュレーションとナレッジ共有のための機能です。Box Hubsは、ベンダーオンボーディングサイトを構築する運用管理者、マーケティングコラテラルを管理するマーケティング担当者、セキュリティポリシーのナレッジベースを作成するIT担当者などに、コンテンツの混乱に秩序をもたらすノーコードで簡単な手段を提供します。
Box Hubsとは？
Box Hubsは、インテリジェントなキュレーションを実現します。技術的な専門知識やITサポートなしに、プロフェッショナルなポータルを作成できます。複雑なCMS（コンテンツ管理システム）管理を必要とする従来のイントラネットやナレッジベースとは異なり、Box HubsはBoxに保存されたコンテンツを直接利用して構築できます。
ファイルのコピーやバージョン管理を気にする必要はなく、Boxにすでに保存されているコンテンツを参照するだけです。ソースファイルが更新されると、自動的にHubに反映されます。Box Hubsは、Boxの信頼性の高いエンタープライズグレードのセキュリティ、ガバナンス、権限がすべて維持された「Single Source of Truth（信頼できる唯一の情報源）」となります。
Box AIと組み合わせることで、Box Hubsはさらに強力になります。Hub内のすべてのドキュメントに自然言語で質問して、ソースファイルが引用された回答をすぐに得ることができます。静的なファイル保存場所を動的でクエリ可能なナレッジベースに変貌させます。
作成者の体験: カオスからキュレーションへ
Box Hubsは、マーケティングアセットを管理するマーケティング担当者、新入社員研修を担当する人事担当者、並行して進むさまざまなタスクのファイルや進捗状況を管理するプロジェクトマネージャーなど、コンテンツの管理と維持を担当する人々にとって、生産性を劇的に変えるツールです。
数日ではなく、数分で構築できます
情報共有の最大の障壁は、多くの場合、ツール自体にあります。Box Hubsは、洗練された直感的なインターフェースを備えた新しい構築体験を提供します。Hubを設定し、ヘッダー画像やアイコンなどのブランディングをカスタマイズし、シンプルなドラッグ＆ドロップコンポーネントでコンテンツを追加できます。コードを書く必要はなく、複雑な権限設定も必要ありません。
コンテンツの重複はもうありません
作成者にとって最大の頭痛の種の1つが、同じドキュメントの複数のバージョンを管理することです。Box Hubsでは、ファイルを移動したりコピーしたりする必要はありません。既存のコンテンツをキュレーションしたビューを作成します。閲覧者は常に最新バージョンを見ることができ、作成者は5つの異なる社内サイトのリンクを更新するのに時間を費やす必要はありません。
問い合わせを減らせます
作成者は、1日の大半を「最新のブランドキットはどこにありますか？」「リモートワークに関する社内規程を教えてください」といった質問への回答の繰り返しに費やしていることがよくあります。こうした情報をHubに一元化することで、従業員はセルフサービスで情報を得ることができるようなります。作成者は、検索エンジンのように振る舞うのではなく、価値の高い仕事に時間を集中できるようになります。
閲覧者の体験: 指先ひとつで的確な情報を入手
Box Hubsは、同僚、従業員、パートナー、サプライヤー、協力会社などのさまざまな人にとって、あらゆる企業を悩ませる「検索疲れ」を解消します。
構造化されたスッキリとしたユーザーインターフェース
階層化されたフォルダの迷路を掘り進む代わりに、スッキリと目的化されたポータルにアクセスできます。コンテンツは論理的に整理され、説明と吹き出しで概要がわかりやすく表示されます。情報共有のために設計されたユーザーインターフェースなので、必要な情報を一目で簡単に見つけられます。
情報に対する信頼
見つけたドキュメントが3年前のものだと気づくほど、イライラすることはありません。Box Hubsは、Box内の「生きている」ファイルを参照するため、最新かつ正式な情報を見ているという安心感が得られます。
Box AIですぐに回答を得られる
Box Hubsは、Box AIと組み合わせるとさらに強力になります。新入社員が福利厚生の情報を探していると想像してみてください。50ページのPDFを開いて「健康保険」と検索する代わりに、Hubに「健康保険の補償内容は？」と尋ねるだけで済みます。Box AIがHub内の文書をスキャンして、引用を添えた簡潔な回答を提供するので、情報がどのドキュメントから引用されたのかを確認することもできます。
実例: Box Hubの活用
Box Hubsの価値を理解するために、お客様のBox Hubs活用事例をいくつかご紹介します。
研究資料と規程へのアクセスの効率化
複雑な研究環境では、適切な規程や文献を見つけるのは、干し草の山から針を探すような作業です。ある企業では、すべての規程文書と研究資料を一元管理するセルフサービスポータルとしてBox Hubsを導入して、この作業を変革しました。分散したフォルダ管理を廃止し、Box AIを活用してコンテンツのトリアージすることで、文献レビューの時間を30時間からわずか30分に短縮しました。Box Hubsへの移行により、繰り返し発生するサポートリクエストが削減できただけでなく、わずか数分のトレーニングで従業員の生産性を最大限に高めることができるようになりました。
従業員研修とオンボーディングの迅速化
従来のオンボーディングプロセスは、物理的なバインダーや分断されたファイルに依存することが多いため、新入社員に負担を感じさせ、業務への適応に時間がかかっていました。ある公的退職年金団体では、人間による研修をBox Hubsのインタラクティブなポータルを置き換えることで、この課題を解決しました。新入社員がBox AIを使って研修資料について簡単な言葉で質問をできるようにすることで、オンボーディングの時間を半分以上短縮し、6〜8ヶ月のサイクルをわずか2〜3ヶ月に短縮しました。研修担当者は新入社員からの問い合わせにリアルタイムでより迅速に回答できるようになり、運用の機敏性が大幅に向上しました。
グローバル業務を統合して、信頼できる唯一の情報源に
数十か国にまたがって事業を展開する企業にとって、コンテンツの断片化は効果的な意思決定の大きな障壁になっています。ある国際的な保険グループ会社は、レガシーシステムを単一のBoxインスタンスに統合し、「Single Source of Truth（信頼できる唯一の情報源）」として機能するHubを作成することで、この問題に対処しました。Box Hubsにより、世界中の従業員が母国語でAIに質問できるようになり、コミュニケーションの壁を打ち破り、業務の自律性を向上できました。断片化されたコンテンツをキュレーションされたポータルに一元管理することで、グローバル規模で部門を超えたコラボレーションを実現するスケーラブルなモデルが確立できました。
Box Hubsの新機能: 簡単に整理して共有しましょう
Box Hubsは常に進化し続けており、コンテンツをキュレーションして公開する最も簡単な方法を目指しています。Box Hubsを活用して、情報の整理整頓と共有を維持する方法を大幅に向上できる3つの新機能をご紹介します。
ページ
Hubで共有するコンテンツが増えるにつれて、1ページだけでは事足りなくなる場合があります。ページ機能を使用すると、複数ページのHubを作成できます。複雑なナレッジサイトを、明確なセクションと論理的なナビゲーションで構築できます。たとえば、「社内ポータル」Hubに「福利厚生」「ITサポート」「オフィス所在地」の個別ページを設けることで、大量の情報をより簡単に閲覧できるようなります。
変更通知
最新情報を常に把握するために、Hubを巡回する必要はありません。変更通知を使えば、Hub内のコンテンツが更新されると、コラボレータはメールで通知を受け取ることができます。Hubを頻繁に訪問することなく、最新情報を把握して、足並みを揃えることができます。
リンクプレビュー
リンクプレビューは、リンクされたコンテンツのリッチプレビューをHub内に表示します。閲覧者はドキュメントや外部リンクをクリックする前に、概要をプレビューすることができます。小さな工夫ですが、閲覧者が自分のニーズに合ったコンテンツかどうかを素早く判断する上では大きな違いをもたらします。ビジュアルアセットへの注目度を高めるのにも効果的です。おすすめの使い方の1つは、マーケティング部門が作成した新しい動画をハイライトすることです。
今すぐHubを作ってみましょう
Box Hubsは、単なるポータルではありません。企業に蓄積されているナレッジの価値を最大限に引き出す方法です。Box Hubsがコンテンツの作成と利用のギャップを埋めることで、従業員はより速く、よりスマートに、より明確に業務できるようになります。
社内コミュニケーションの効率化、営業部門の強化、オンボーディングの簡素化など、Box Hubsはコンテンツを最大限に活用できるノーコードソリューションです。
コンテンツの拡散は、もう止めましょう。Box Hubsを作成して、Box上のファイルをAIを活用した強力な情報源への簡単に変えることができることを実感しましょう。
このブログは、Box, Inc.公式ブログ（https://blog.box.com/）2026年2月5日付投稿の翻訳です。
著者: Michelle Syu, Product Marketing Manager at Box
原文: https://blog.box.com/box-hubs-smarter-way-share-knowledge-across-your-organization
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