「通知・照会・調査」業務の負荷を解消！メールや紙中心のやりとりから脱却し、Boxで文書を効率的かつ安全にやりとり

愛知県教育委員会は、県立学校の設置・運営や教育行政の企画・調整、学校教育の充実に向けた施策の推進、教職員の研修・支援、教育環境の整備など、県内の教育全般に関する幅広い業務を担っています。ICT教育推進課においては、近年GIGAスクール構想の推進や教育DXに注力し、教育の質の向上や教職員の働き方改革に向けた取り組みを進めています。

愛知県教育委員会では、県下の学校に対する通知・照会・調査の業務フロー改善を目的に、文書管理のクラウド化を推進しました。県教育委員会、県教育事務所、市町村教育委員会間の文書のやりとりをBox上で一元化することで、メールや紙媒体による送受信やファイル管理の手間を削減し、情報漏えいリスクも低減。さらに、Boxの各種機能を活用することで文書回収作業を大幅に効率化し、関係者間の円滑な情報共有を実現しました。こうした成果を受け、Boxの活用は通知・照会・調査業務にとどまらず、さらなる広がりを見せています。

愛知県教育委員会では、学校教育の適正な運営と教育行政上の必要な指導・助言を行うため、市町村教育委員会に対して通知・照会・調査等の文書を送付し、必要な情報提供や実態把握、個別事案の確認を行っています。県下53市町村（政令指定都市を除く）を5つの地域に分けて設置された県教育事務所を経由して、文書を市町村教育委員会へ送り、そこから各学校へ配布する流れになっています。また、照会・調査に対する各学校からの回答は、まず市町村教育委員会が取りまとめ、県教育事務所が地域ごとに集約したうえで県教育委員会へ報告。その後、県教育委員会が全回答を統合し、県全体の状況として集計しています。

このような一連の業務は学校運営に欠かせない重要な役割を担っていますが、全国的に見ても市町村数が多い愛知県では、年間の文書件数が定例の照会調査業務分だけでも120件を超えます。加えて、スポット対応や特定地域向けの文書についての照会・調査業務も随時発生します。こうした状況の中、従来は文書の送受信をメールや紙媒体で行っていたため、業務負荷の増大や情報共有の遅延、ファイル管理の煩雑化など、さまざまな課題が顕在化していました。

特に大きな課題となっていたのが、文書の送付や回答の回収・整理に多大な時間と手間がかかっていた点です。メールでやりとりする件数が非常に多いことに加え、文書の内容に変更が生じるたびに修正版を再送したり、回答のリマインドや内容不備の指摘を行ったりすると、さらにメールの送受信件数と確認作業が増加します。

また、大容量ファイルはメールの容量制限により圧縮・分割して複数回に分けて送信しなければならず、さらなる業務負担につながっていました。さらに、回答を回収する際は、紙媒体の場合は郵送や持参、受領後のテキスト化が必要。一方、メールの場合は添付ファイルを1件ずつダウンロードして個別に管理しなければならず、複数バージョンが存在する場合には最新版の照合作業も発生していました。

「セキュリティ面でも課題がありました。メールで文書を送付する際は、必要に応じてパスワードを設定し、電話やメールで受信確認を行うなどして安全性を担保していました。しかし、送信件数が増えるほど誤送信のリスクは高まりますし、簡易なパスワードでは突破される可能性もありますので、情報漏えいの危険性を完全に排除することはできませんでした」（ICT教育推進課 振興・ネットワークグループ 立木佑典氏）

そこでICT教育推進課では、メール・紙ベースの情報共有から脱却し、利便性とセキュリティを両立しながら文書を効率的かつ安全にやりとりできるツールとしてBoxを選定し、2025年1月より運用を開始しました。

Boxを採用した理由は、大きく3つあります。

1. アクセス権限をフォルダごとに細かく設定できること: 課や担当者ごとに取り扱う情報が異なる業務において適切な権限管理が求められる中、Boxはフォルダ単位で権限を柔軟に設定でき、業務に必要な範囲に限定して安全に情報共有できます。

2. ストレージ容量が無制限であること: 教育関連業務では研修動画や教材データなどの大容量ファイルを扱う機会が多くありますが、Boxであれば容量制限なく管理でき、運用負荷の軽減につながります。

3. 文部科学省をはじめ中央省庁での導入実績があること: 政府情報システムのためのセキュリティ評価制度「ISMAP」に登録されている点も含め、政府機関や自治体での導入実績が豊富であるというセキュリティや信頼性の高さが、関係機関との連携を行ううえで大きな決め手となりました。

Box導入後「通知・照会・調査業務の流れは大きく変化しました。通知・照会・調査の文書を発出する際は、Boxの第一階層に設けた「照会・調査・依頼」フォルダ配下にある、課ごとの「通知」または「照会・調査・依頼」フォルダに該当文書を保存します。そして通知業務の場合は、その文書の共有リンクを記載したメールを県教育事務所へ送付し、県教育事務所が市町村教育委員会へ転送。その後、市町村教育委員会は共有リンクをそのまま転送するか、文書を一度ダウンロードしてから各学校へ送付します。

一方、照会・調査業務の場合は文書の共有リンクに加えて、ファイルリクエスト機能を活用し、Boxアカウントを持たない教職員でも利用できる「アップロード専用リンク」を発行します。そしてこれらのリンクをメールに記載し、県教育事務所、市町村教育委員会を経由して各学校へ送付します。

従来のメールや紙ベースの運用からこのような方法へ切り替えたことで、県教育委員会、県教育事務所、市町村教育委員会間の文書のやりとりがBoxに集約され、業務効率化や安全性向上などさまざまな効果が生まれました。

中でも大きな効果として挙げられるのが、文書送付にかかる作業工数の削減です。Boxに文書をアップロードしてリンクを送付すれば、市町村教育委員会や学校側はリンクをクリックするだけでBox上の文書にアクセスできます。従来必要だったメールへの文書添付、添付有無の確認、大容量ファイルの分割＆圧縮作業といった作業が不要となり、送付準備にかかる時間が大幅に削減されました。

また、文書修正時にはBox上のファイルを更新するだけで常に最新版を共有できるため、メール再送が不要に。さらに、ファイルを上書きしても過去のバージョンの参照・復元が行えるため、ローカル保存・手動での複数版管理の手間も削減されました。

Boxのさまざまな機能を活用することで、文書送付後のメールの送受信件数や、それに伴う確認作業を削減できたことも大きなメリットです。

回答文書の修正を依頼する際には、アノテーション（注釈）機能を利用することで、該当箇所を明示したうえで修正依頼を伝えることができます。メールを再送することなく、コメント機能で調査・照会業務の状況を報告し、タスク機能で作業依頼や確認・承認済みの証跡の管理、未完了時の自動リマインドなどを行うことも可能です。

文書回収時には回答文書がBox上の指定フォルダへ直接格納されるため、メールを開いて添付ファイルを保存する手間がなくなったほか、提出状況をリアルタイムで把握して未提出の市町村教育委員会のみにリマインドを送付すれば済むなど、確認や整理に要する時間も短縮されました。学校の各担当者に共有する照会・調査の文書については、共同編集機能を利用して1つのファイル上で作業してもらうことで複数ファイルをあとから統合する手間をなくし、提出作業の負担を軽減しています。

これら一連の導入効果により照会・調査業務の効率が大きく改善し、文書の回答・回収にかかる期間は従来の半分程度に短縮されました。

「県教育事務所や市町村教育委員会側でも、メールの容量を気にしたり、大容量ファイルを分割したり、複数の資料を何度も送受信したりする必要がなくなりました。その結果、メール対応にかかる負担が軽減され、業務が円滑化するとともに、担当者間で何度もやりとりするストレスも低減しました。また、最新ファイルを確認するために対象メールを探したり、どのファイルが最新版なのかわからなくなったりする問題も解消されています。さらに、紙資料の削減によるペーパーレス化の促進にもつながっています」（川出氏）

セキュリティの向上も忘れてはならない効果です。メール誤送信による添付ファイル流出のリスクが減少したほか、バージョン管理機能により更新履歴が自動記録されることで、文書管理の安全性が向上。市町村教育委員会の各担当者に共有するファイルには「Box Shield」によりダウンロードと印刷の制限を適用し、ファイルのコピーや持ち出しを防ぎ、漏えいリスクの低減を図っています。

愛知県教育委員会ICT推進課では「あいちの教育ビジョン２０３０」に基づき、1人1台端末によるGIGAスクール構想の推進をはじめ、次世代ICT教育基盤の構築や教育DXなどに取り組み、学校現場における児童生徒の学びの充実と教員の働き方改革を積極的に進めてきました。

学校現場にとどまらず、「事務局も含めた働く者全員のICT改革」を実現するために進めた施策が、今回のBox導入です。そして今後は、この成果を1つのマイルストーンとして位置付け、さらなる活用の横展開を進めていく考えです。

「県教育委員会内の各課、県教育事務所、市町村教育委員会など、広域的な情報共有を必要とする部署にも順次アカウントを付与し、通知・照会・調査業務以外の文書の提出・回収、共同編集等の業務プロセスをBox上で一元的に運用していく予定です。それにより、メール添付や紙媒体による従来のやりとりを縮減し、事務処理の効率化および情報共有の迅速化を図り、業務の標準化および働き方改革の一層の推進につなげていきます」（立木氏）

「ファイルのやりとりだけに使うのではなく、最終的には1つのファイルを関係者で共同編集し、リアルタイムでコラボレーションできる環境も実現したいと考えています。GIGAスクール構想のもと学校の授業でも行われているように、県教育委員会や県教育事務所、市町村教育委員会などの事務局同士でも同様に共同編集を実現できれば、さらに業務効率が向上すると考えています」（川出氏）