メールの添付ファイルで困ったことはありませんか？
取引先など社外や社内の相手に文書や資料、写真、動画などのファイルを送りたい。そんな時どのように共有しコラボレーションしていますか？最も一般的な方法は、メールに添付して送ることだと思います。
しかしファイルサイズが大きい場合は送信エラーが起こったり、送ったつもりになっていたメールの添付が漏れていた…という経験はありませんか？。ビジネスパーソンを対象にした、あるアンケート調査によると、「添付ファイルの容量制限により、メールで送受信できないことがある」と答えた人は実に6割以上もいるそうです。日常業務での大容量ファイルのやりとりは、あなただけではなく多くの人にとって頭の痛い問題のひとつのようですね。
大容量サイズのデータを送るには？
最近は、PDFやPowerPointといった様々なフォーマットの資料や画像データなど、日々の仕事に必要なファイルを送ろうとすると、軽く数MBになっている…そんなことが多いのも実情ではないでしょうか。
その場合にまず行うのが、ファイルの圧縮でしょう。圧縮ソフトは、ほとんどのPCにバンドルされていますし、基本的にドラッグ＆ドロップのみの操作で作業自体は簡単です。しかし、セキュリティを考慮すると、パスワードを設定しなければならない、そのパスワードを別メールで送付する、といった手間がかかります。もちろん誤送信の危険性も見過ごす訳にはいきません。
圧縮するのが面倒だったり、あるいは圧縮してもサイズがオーバーしてしまう時などは、手軽な無料のファイル転送サービスを利用するという方法もあります。さまざまなサービスがありますが、送ることが出来るデータ量が限られていたり、ファイルの預かり期間が短かかったり、いろいろな制限があります。また、会社の業務で扱うファイルを共有するには、当然セキュリティ面で不安を感じる人も多く、実際、無料ファイル転送サービスの使用が禁止されている企業も数多く存在します。その結果、USBメモリやDVDなど記録メディアにデータを保存してバイク便で送るなど、非常に非効率かつコストがかかるファイル転送手段が取られている、という非デジタルな（笑い話のような）状況も未だに存在しているのです。
クラウドベースのファイル共有サービスの４つのメリット
メール添付での送信は限界がある、無料のファイル転送サービスは会社の業務で使うには不安や制約がある。さてどうしたものか…。そんな時にオススメしたいのが、クラウドベースの法人向けファイル共有サービスです。その大きな特徴・利点としては、以下の4つが挙げられます。
- 「いつでも、どこからでも」アクセス可能。ファイルを共有したい相手にはクラウド上にあるデータの共有リンクを送れば良いため、メールにファイルを添付したり、外部のファイル転送サービスにデータをアップロードする必要もありません。
- プレビュー機能により、ファイルをダウンロードせずにクラウド上で閲覧。PCはもちろん、モバイルやタブレット端末から、どこからでも内容の確認ができます。
- パスワード保護、ファイルやフォルダのアクセス権限が設定可能。業務で利用する際に重要な「強固なセキュリティ性」を確保しています。
- ブラウザから直接ファイルを開いて編集し、自動的にクラウド上に保存。1つのファイルに対して複数人が編集したり、コメントを残すこともでき、社内外のメンバーとプロジェクトを進める際に利便性が高く円滑なコラボレーションが可能です。
では、具体的にどんなサービスを選んだらよいのか？実際にユーザー利便性を感じるビジネスシーンはどんな時なのか？次回のコラムではビジネスプロジェクト進行の実例を取り上げながら、クラウドベースのファイル共有・コラボレーションサービスについて、より深く紹介していきたいと思います。【boxsquare編集部】
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