よりスマートなコンテンツ管理が必要となる7つの兆候

新しいプロジェクトが始まれば、新しいフォルダができます。新しい従業員を採用すれば、さまざまな書類手続きが動き出します。日常的な承認でさえ、コメントや電子署名を集めるために、メールで添付ファイルを何度もやり取りする必要があります。

契約書、請求書、クリエイティブアセットが毎日、ファイルディレクトリ、さまざまなアプリ、そして添付ファイルであふれた受信トレイの至るところに積み重なっていきます。絶え間なく増え続け、散在するコンテンツは、多くの企業にとって当たり前の状態です。しかし、企業が成長するにつれて、見つけにくく管理しにくいコンテンツは、業務上のストレスやデータセキュリティのリスクを生み出します。

同じように問題なのは、コンテンツの中に閉じ込められた価値ある情報をAIエージェントが活用しにくいことです。AIの有用性は、アクセスできる情報の質によって決まります。時間を節約し、手作業を減らし、複雑さを増やすことなく事業を拡大したい中小・中堅企業、そしてAIを使ってそのすべてを実現したい企業が、最初に取り組むべき領域は「コンテンツ」です。

一元管理されたコンテンツプラットフォームがあれば、日々の業務を整然と保ちながら、コンテンツ、ワークフロー、AIエージェントの力を1か所で活用できます。成長中の企業は、セキュリティ、コンプライアンス、可視性を犠牲にすることなく業務を拡大できます。

切り替えるべきタイミングは、どう見極めればいいのか？よりスマートなコンテンツ管理が今すぐ必要であることを示す7つの兆候を紹介します。

1. 必要なときに必要なものを見つけられない

顧客から提案書を求められると、従業員はメール、共有フォルダ、チャットを探し回って、適切なデータを見つけようとします。マネージャーは前四半期の元ファイルを見つけられないため、四半期ごとにレポートをゼロから作り直します。「そのファイルがどこにあるか教えてもらえますか？」という言葉を、あまりにも頻繁に耳にします。

契約書、提案書、顧客記録、プロジェクトファイル、規程には、行や列には整理されていない、膨大で価値あるビジネスコンテキストや関連情報が含まれています。この非構造化データは、平均的な企業のコンテンツの90%を占めます。フォルダ、共有ドライブ、プロジェクトファイルの中から必要な情報を見つけられない、従業員が不必要に同じ作業を繰り返している、経営陣が意思決定に必要なデータへすぐにアクセスできず迅速な判断が難しい、といった状況はすべて、コンテンツに問題がある兆候です。

2. 業務を前に進めるために、承認されていない回避策を作っている

1.と似ていますが、より深刻な問題があります。コンテンツが相互につながっていない複数の場所に分散していると、従業員は仕事を終わらせるために、承認されていない手作業のワークフローに頼らざるを得ません。

セキュリティリスクやバージョン管理の問題が生じるとしても、ファイルをノートPCにコピーしてメールで送ります。顧客とアイデアを共有したり、パートナーとよりスムーズにコラボレーションしたりするために、承認されていない個人向けファイル共有アプリを使います。基本的な最新情報をまとめたり、営業活動を追跡したりするためだけに、基幹システムから重要な数値を取り出し、適当なスプレッドシートにコピーします。

フォルダやツールが業務プロセスに合っていないと、人はファイルのコピー、情報の再入力、承認されたフローの外に存在する二次的な管理ドキュメントの作成といった、追加の手作業を生み出します。こうした回避策はストレスを増やし、事業の成長に伴ってプロセスの管理を難しくします。また、コンテンツのセキュリティとガバナンスのリスクも生み出します。

3. アプリを追加するたびに、1つの問題は解決するが別の問題が生まれる

迷ったとき、単一用途のソフトウェアソリューションをさらに追加しがちです。平均的な中小・中堅企業では、日々の業務で実に87種類ものアプリを使用しています。SaaSの時代において、「そのためのアプリがある」という考え方は、長い間、誤った常識となってきました。

新しいツールは1つのタスクには役立つかもしれません。しかし、つながっていないシステムが1つ増えるたびに、情報を保存し、アクセスを管理し、コンプライアンスを監督し、従業員をトレーニングしなければならない場所も1つ増えます。少人数のIT担当者にとって、ツールの乱立は管理やセキュリティの作業を増やし、可視性を大幅に低下させる可能性があります。

だからといって、複数の独立したアプリを使うこと自体をやめる必要があるわけではありません。複数のツールでコンテンツを作成、利用していても、すべてのコンテンツを安全につなげられないという問題は、最も解決しやすい「危険信号」の1つです。

従来のコンテンツ管理ツールでは、こうしたすべてのアプリをシームレスに連携できないのが一般的です。一方、Boxのような新しいインテリジェントコンテンツ管理ツールは、これらのアプリが作成するコンテンツとデータを、安全で一元化された1つのコンテンツレイヤにつなぎます。

4. コラボレーションとセキュリティのどちらを優先するか、選択を迫られている

中小・中堅企業にとってもう1つの危険信号は、コラボレーションとセキュリティのどちらを取るかという、一見解決できない問題です。たとえば、外部委託先のプロジェクトが終了しても、ファイルやフォルダへのアクセス権を削除することを誰も覚えていない場合があります。また、顧客に情報を届ける必要がある従業員が、標準の安全な共有設定を回避して、暗号化されていない添付ファイルをメールで送ってしまうこともあります。

迅速にコラボレーションするために、安全なプロセスを迂回したくなる誘惑は常にあります。そして、コンテンツが多くの場所に存在すると、セキュリティ対策はツールごとにばらつく可能性があります。アクセス、リテンション、アクティビティ追跡の監督が難しくなり、機密情報が漏えいしたり、意図した期間を超えて保持されたりする可能性が高まります。

5. ワークフローが手作業の引き継ぎに依存している

顧客との契約書が、営業責任者、外部の法律顧問、事業責任者の間をメールで何度も行き来し、そのたびに新しい添付ファイルが作られます。

新入社員をオンボーディングするために、人事担当者は、署名済みのオファーレター、税務書類、NDAを一つひとつ手作業で探し出さなければなりません。

プロジェクトの承認はメールやSlackのスレッド上で行われていますが、誰かが返信を忘れたり、数日間不在だったりすると、プロジェクト全体が止まってしまいます。

手作業の引き継ぎでは、連鎖するすべての担当者に迅速さと注意深さが求められます。1人でも対応を怠れば、ワークフロー全体が止まります。AIエージェントが登場する前は、よい代替手段がありませんでした。しかし今では、反復的なドキュメント処理を自動化するノーコードAIツールによって、案件の停滞を防げます。コンテンツベースのワークフロー（率直に言えば、ほとんどのワークフロー）を自動化し、途中で問題が起きないようにできるようになりました。ワークフローを自動化するための最大の前提条件の1つは、プロセスの各ステップを通じてAIがアクセスできるコンテンツレイヤを用意することです。

6. 従業員が承認されていないAIツールを使っている

以前はシャドーITを懸念していましたが、承認されていないテクノロジーを従業員が使用する問題は、「シャドーAI」によってさらに深刻になっています。たとえば、承認済みツールから元ファイルにアクセスできないため、従業員が長い契約書を要約したり回答文を作成したりする目的で、機密テキストを公開型の生成AIツールに貼り付けるケースです。従業員は個人向けのChatGPTアプリを使うべきではないと分かっていても、実際に使えば目的を達成できてしまいます。

残念ながら、インターネット上の生成AIツールを直接使用する従業員は、企業の専有データ、機密データ、規制対象データを公開データベースに提供することになります。AIは、シャドーITを単なるセキュリティ問題から、重大なセキュリティ問題へと変えてしまいます。

7. 試しているAIツールが実際の成果を出していない

ChatGPTは、文書の体裁を整えたり、業界について簡単な調査をしたりするには便利ですが、自社のビジネスについて何かを教えてくれるわけではありません。たとえば、現在の営業パイプラインに見込み顧客が何社いるのか、最近の調査で顧客が何を重視していることが分かったのか、といったことは知りません。

ビジネスの本当のコンテキストは自社独自のコンテンツにあります。AIがそこへアクセスできなければ、ビジネスを本当に前進させる支援はできません。コンテンツが散在し、整理が不十分で、ガバナンスも一貫していなければ、最高のAIモデルであっても、業務を遂行するために必要なナレッジを見つけることは困難です。AI対応の準備は、情報がどこにあり、誰がアクセスでき、どのように管理されているかを把握することから始まります。

よいニュースもあります。適切に取り組めば、中小・中堅企業は組織構造がスリムで、ワークフローの変更を迅速に導入・実装できるため、AIによる金銭的リターンをより早く得られます。Boxの「企業におけるAI利用の現状」では、最も小規模な企業（従業員100～300人）の45%が、AI導入後6～12か月以内に測定可能なビジネスインパクトを実現したと回答しています。

兆候を結び付け、コンテンツのギャップを解消する

これらは7つの別々のアプリの問題ではありません。すべては、コンテンツをどのように整理し、管理しているかという1つの問題に行き着きます。多くの中小・中堅企業にとって、自動化されたワークフロー、実用的なAI、そして業務全般の効率化は、適切なコンテンツ管理から始まります。

一元化され、ガバナンスの効いたコンテンツシステムは、従業員が日々直面するストレスを減らし、よりよいコラボレーション、よりシンプルなワークフロー、より強固なセキュリティを実現すると同時に、実用的で安全かつ拡張可能なAIの基盤を作ることができます。

インテリジェントコンテンツ管理は、これらすべての問題に次のように対応します。

1. コンテンツを保存する1つの安全なプラットフォーム: 人にもAIエージェントにも、必要な情報をすばやく見つけやすくします
2. ワークフロー内のストレスを軽減: 日常業務のために、ガバナンスできない回避策を使わざるを得ない状況をなくします
3. すべてのアプリを連携: どのアプリで作成されたコンテンツでも、1つの安全な場所からアクセスできます
4. コンテンツを安全かつガバナンスされた状態に保つコラボレーション: 共有や共同作業にストレスを生じさせません
5. ワークフローを自動化する機能: ワークフローの停滞や遅延を防ぎます
6. シャドーAIを解消: 承認され、認可されたツールが実際に機能すれば、従業員は個人向けツールを使う必要がありません
7. AIパイロットを本格始動: コンテンツを企業全体で安全に保護し、ガバナンスを効かせ、つなげることで、AIがビジネスのコンテキストにアクセスし、企業のミッションに実質的なインパクトをもたらせるようにします

中小・中堅企業にとって、インテリジェントコンテンツ管理への移行は、事業成長の基盤を築きます。その結果、少人数の部署でも、事業の成長に伴って、より一貫性と可視性をもって業務を遂行できるようになります。

企業の成長に合わせてビジネスコンテンツを管理する実践的な方法については、こちらをご覧ください。

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このブログは Box, Inc 公式ブログ（https://blog.box.com/）2025年10月23日付投稿の翻訳です。
著者: Andrew Slate, SMB Product Marketing Manager, Box
原文リンク: https://blog.box.com/7-signs-you-need-smarter-content-system